Verträge verwalten und unterschreiben — woran ich gerade arbeite

Verträge gehören auch dazu

Wenn ich an Winterdienst denke, denke ich zuerst an Räumen und Streuen. Genau dafür ist Schneespur da: Einsätze sauber dokumentieren, per GPS, mit Wetterdaten, als PDF-Nachweis. Kein Eintragen in Listen, keine Nacharbeit nach der eigentlichen Arbeit.

Aber das ist nur ein Punkt. Bevor jemand räumt, braucht es einen Kunden. Manche Aufträge macht man per Handschlag. Andere brauchen einen Vertrag — mal einen einfachen, mal einen umfangreicheren. Mal mit Unterschrift, mal ohne.

Und dann hat man wieder das alte Problem: Dokumentation läuft hier, Verträge liegen dort. Verschiedene Lösungen für verschiedene Dinge. Warum eigentlich nicht alles an einem Ort?

Was das Modul können soll

Daran arbeite ich gerade. Ein neues Modul holt die Verträge in Schneespur. Es hat zwei Teile.

Der erste Teil: vorhandene Verträge verwalten. Sie laden einen bestehenden Vertrag hoch und weisen ihn einem Kunden zu. Der Kunde sieht denselben Vertrag in seinem Kundenportal. Keine Rückfragen mehr am Telefon — „Was war noch mal vereinbart?” oder „Gehört das überhaupt zum Leistungsumfang?”. Beide Seiten haben alle abgeschlossenen Verträge im Blick.

Der zweite Teil: Verträge online unterschreiben lassen. Das ist der Teil, der etwas mehr Technik braucht. Dazu gleich mehr.

Verträge aufsetzen und unterschreiben

Im selben Modul lässt sich ein neuer Vertrag direkt in Schneespur aufsetzen — entweder aus einer Auswahl von Vorlagen oder mit eigenem Text.

Dann legen Sie fest, wer unterschreiben soll. Nur der Kunde? Auch der Winterdienst? Oder zusätzlich eine dritte Partei, etwa ein Hausmeister oder ein Objektverwalter? Pro Person reichen Name, E-Mail-Adresse und Position. Das war es schon an Eingabe.

Den Rest übernimmt der Ablauf im Hintergrund. Und an dieser Stelle wird es ehrlich.

Moment — geht das nicht gegen Self-Hosting?

Schneespur steht für eine klare Sache: Ihre Daten liegen auf Ihrem eigenen Server (self-hosted, also selbst gehostet), kein Drittanbieter hat Zugriff. Eine Unterschrift online einzuholen, geht aber nicht allein auf Ihrer Installation — dafür müssen mehrere Beteiligte über einen Link zusammenkommen, der von außen erreichbar ist.

Genau dafür gibt es einen eigenen Dienst: die NoSchmarrn.dev-API (das bin ich, der Entwickler von Schneespur) und einen Signing-Service, der nur für diesen Zweck gebaut wurde. Das ist ein bewusster Schritt nach außen — deshalb gehe ich beim Datenschutz lieber einen zu viel als einen zu wenig:

Die API speichert keine PDFs, keine unterschriebenen Verträge und keine Kundendaten. Sie reicht durch.
Der Signing-Service speichert das PDF nur so lange, bis alle gewünschten Parteien unterschrieben haben. Direkt danach geht es zurück an Ihre Schneespur-Installation.
Anschließend wird der gesamte Vorgang beim Signing-Service gelöscht.
Gehostet wird das Ganze auf einem eigenen Root-Server in Deutschland, nicht bei einem US-Anbieter. Alles ist über HTTPS verschlüsselt.

Und das Wichtigste, ganz offen gesagt: Ich als Betreiber habe kein Interesse daran, irgendwelche Verträge von Winterdiensten einzusehen oder dauerhaft zu speichern. Der ganze Aufbau ist genau so gedacht, dass das gar nicht erst nötig ist.

Wer dem externen Dienst trotzdem lieber aus dem Weg geht: Spätere Updates des Moduls sollen weitere Anbieter einbinden — etwa DocuSign oder selbst gehostete Alternativen wie Documenso oder DocuSeal. Dann müssen Sie nicht den NoSchmarrn.dev-Dienst nutzen, sondern können Ihren eigenen einsetzen.

Der Ablauf, Schritt für Schritt

Damit klar wird, was im Hintergrund passiert, hier der geplante Ablauf von Anfang bis Ende:

Sie installieren das Modul und melden sich kostenlos für den Dienst an — inklusive Bestätigung von Nutzungsbedingungen, Datenschutz und Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV).
Das Modul holt sich einen API-Schlüssel.
Sie setzen den Vertrag auf und übergeben ihn an die API, die ihn an den Signing-Service weitergibt.
Der Signing-Service erstellt das PDF und gibt einen Link zum Unterschreiben zurück — über die API zurück an Ihre Installation.
Schneespur verschickt automatisch eine E-Mail und lädt alle Parteien zum Unterzeichnen ein.
Der Kunde öffnet den Link, bestätigt seine E-Mail-Adresse und unterschreibt. Dabei bestätigt er, den Vertrag gelesen und verstanden zu haben, der elektronischen Unterschrift zuzustimmen und mit der Audit-Aufzeichnung einverstanden zu sein.
Danach lädt der Signing-Service die nächste Person ein — den Winterdienst oder eine dritte Partei.
Sind alle Unterschriften da, geht der unterschriebene Vertrag zurück, die API erzeugt eine Audit-Datei und löscht den Vorgang beim Signing-Service.
Der fertige Vertrag landet zusammen mit der Audit-Datei in Ihrer Schneespur-Installation — als nicht mehr veränderbares PDF mit Signatur, Hash und Zeitstempel. Der gesamte Vorgang wird anschließend auch bei der API vollständig gelöscht.
Sie werden per E-Mail benachrichtigt. Vertrag und Audit-Datei sind danach im Adminbereich und im Kundenportal für alle Beteiligten einsehbar.

Viele Schritte, ich weiß. Genau die werden gerade weiter ausgearbeitet — besonders mit Blick auf den Datenschutz.

Eine nachvollziehbare Beweiskette

Zu jedem Vorgang entsteht eine Audit-Datei (audit.pdf). Sie hält fest, was passiert ist: wann der Vertrag zur Unterschrift übergeben wurde, wann und von wem er unterschrieben wurde, wann er zurückging und wann er beim Signing-Service vollständig gelöscht wurde.

Diese Audit-Datei kommt zusammen mit dem unterschriebenen Vertrag zurück in Ihre Installation. Beide Seiten — Winterdienst und Kunde — können sie einsehen.

Der zurückgegebene Vertrag ist nicht mehr veränderbar. Er wird mit einer Signatur, einem Hash (eine Art digitaler Fingerabdruck) und einem Zeitstempel versehen. Damit lässt sich später prüfen, dass genau dieser Vertrag mit genau dieser Unterschrift im Nachhinein nicht bearbeitet wurde. Jede nachträgliche Änderung würde Hash und Signatur brechen — und fiele damit sofort auf.

Der Sinn dahinter ist eine nachvollziehbare Dokumentation des Vorgangs — damit später nicht im Raum steht: „Das habe ich nie unterschrieben.” Das ist eine technische Aufzeichnung, kein juristisches Versprechen. Eine elektronische Unterschrift ist nicht in jedem Fall dasselbe wie eine handschriftliche, und ob sie im Einzelfall genügt, hängt von der Art des Vertrags ab.

Grenzen und was geplant ist

Ein paar Dinge sind mir wichtig zu sagen, damit keine falschen Erwartungen entstehen.

Es wird zunächst ein Rate-Limit von 20 Verträgen pro Monat geben. Das lässt sich erhöhen — aber erst muss ich im Live-Betrieb sehen, wie sich das Ganze technisch verhält.

Ein Premium-Modell oder Abo ist nicht geplant. Kann irgendwann kommen, steht aber gerade nicht auf meiner Liste. Der Kern von Schneespur bleibt Open Source und kostenlos.

Die erste Phase ist ein für den Produktiveinsatz fertiges Modul samt der Dienste dahinter. Die Anbindung weiterer Anbieter (DocuSign, Documenso, DocuSeal) kommt danach.

Wo es gerade steht

Aktuell wird das Modul entwickelt, die API dafür ausgebaut und der Signing-Service gebaut. Danach folgen ausführliche Tests unter echten Bedingungen und weitere Härtung beim Datenschutz.

Heißt im Klartext: Das Modul ist noch nicht verfügbar, sondern in Arbeit. Was es schon gibt, steht im Changelog; wohin es geht, in der Roadmap. Die heute verfügbaren Module finden Sie unter Module.

Wenn Sie Winterdienst machen und Verträge ohnehin ein Thema für Sie sind — oder Sie eine Idee haben, was so ein Modul können müsste — freue ich mich über Ihre Rückmeldung.

Hinweis: Schneespur unterstützt die Verwaltung und Dokumentation von Verträgen. Eine Rechtsberatung ersetzt die Software nicht. Ob eine elektronische Unterschrift für einen bestimmten Vertrag ausreicht, sollte im Einzelfall mit einem Anwalt geklärt werden.

— Michael